Las agendas son el elemento indispensable para una buena organización y aumentar la productividad, ya sea en el trabajo, estudiando, o incluso en la organización de un viaje.
La agenda nos permite hacer las anotaciones necesarias y tener presentes las tareas, ya sea en el día que nos corresponda realizarlas, o en forma de listas y esquemas. Además, al ser de reducido tamaño las podemos llevar a cualquier lugar con nosotros mismos y no ocupa apenas espacio.
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¿Cuál es mi Agenda ideal? – mi método de organización
Elegir uno u otro método de organización dependerá de las necesidades de cada persona, por ende de la agenda que decida comprar. Es decir, no tendría sentido si una persona que apunta sus tareas a diario compra una agenda mensual, pues no dispondrá del espacio suficiente para organizarse adecuadamente.
Modelos de Agendas
Existen diferentes tipos de agendas, desde las agendas de anillas o en espiral, encuadernadas, con pasta dura y funda protectora, hasta las que se pueden personalizar y incluyen pegatinas, marcadores…
Son útiles para las personas que tienen múltiples compromisos a lo largo del día y necesitan de bastante espacio para apuntar tanto tareas como notas.
¿Qué aspectos debo considerar para comprar una agenda?
Es importante tener en cuenta para qué te va a servir; existen agendas empresariales, escolares y deportivas, entre otras. Una vez que decidas su uso, tienes que fijarte muy bien en la estructura de esta para que puedas sacarle buen provecho, según tus necesidades.
Tamaño de las Agendas
Este corresponde a la utilidad que vayamos a darle, y si tenemos muchas cosas que anotar; si tenemos que transportar la agenda, llevarla en la bolsa o el portafolio, o dejarlas en la oficina.
- A4: este suele ser el tamaño más grande. Ideales si los tienes en casa o en la oficina, pero no tanto para transportarlos. Dispones de mucho espacio para anotar. 210 x 297 mm
- A5: es el tamaño de agenda más normalizado, perfecto para llevarlo a todas partes y con suficiente espacio para apuntar todo lo necesario. 148 x 210 mm
- A6: más cómodas para llevarlas a todas partes, pero un poco incómodas a la hora de escribir. 105 x 148 mm
- Pocket o agendas de bolsillo: son las más pequeñas, llegando a medir 95 x 171 mm y 81 x 120 mm.
Vista de las Agendas
Dependerá de las necesidades de cada uno, las tareas que tengamos que anotar o preferencias en cuanto al método de organización.
- Semana vista o agenda semanal: se ve la semana completa en las dos hojas. Hay agendas que muestran toda la semana en una de las páginas, dejando la otra para anotaciones o listas.
- Día vista o agenda diaria: tiene un día por hoja, ideal para los que requieren mucho espacio. Es habitual en las agendas escolares, ya que cada día deben escribir sus deberes para casa o proyectos.
Planificadores y calendarios
Planificadores, una mezcla entre las agendas y los calendarios. Son más grandes, normalmente tamaño A4 y A3 y de vista semanal.
Te permiten anotar todas tus tareas del día, no sólo tus actividades de manera general, sino también incluir más detalles. Los planificadores suelen colgarse en algún espacio de tu oficina o cuarto, o disponerse como sobre mesa. Pueden ser semanales o mensuales y los puedes personalizar según tus gustos.
Los calendarios han evolucionado bastante desde aquel “almanaque” en la pared de muchas de las casas de nuestros abuelos, en la que apuntaban las citas médicas y cumpleaños.
Lejos quedan de los actuales, tanto en diseño como en funcionalidad. Calendarios de mesa, de pared, con diseños personalizados, colores llamativos, frases motivadoras, eventos importantes, listas… con mucho más espacio e incluso tips para ayudarnos con la organización. Son ideales para personas que escriben menos, o como complemento a nuestras agendas y planificadores, ayudándonos a tener una visión más general del mes y de los eventos y compromisos más importantes.
Una vez hayas decidido entre agenda, calendario o planificadores (incluso combinar diferentes métodos), es importante que realmente lo integres naturalmente a tu vida diaria y vayas descubriendo los métodos que te ayudan a organizarte. Revisa constantemente y actualiza la información, las tareas que vas realizando y las que pospones para otro momento, tener tu objetivo presente en todo momento, te ayudará a alcanzarlo. El objetivo principal es ayudarte a mejorar tu productividad.
