En la actualidad es muy fácil desenfocarse y procrastinar. Existen muchos elementos distractores que pueden hacerte olvidar tus tareas diarias, así que necesitas saber cómo ser más productivo.
Ser productivos no es tan solo estar ocupados. La verdad es que podrías estar todo el día de ocupación en ocupación y eso no significa que hayas avanzado en tus tareas.
Necesitas establecer prioridades, y mantener el foco en lo que realmente es importante y suma a tu desarrollo y avance.
Para ayudarte más con este tema, te presentaré las 5 claves para aumentar la productividad, impleméntalas y lograrás excelentes resultados.
Cómo ser más Productivo
Clave 1: La planificación
Existen diversos rangos en las tareas por hacer:
- Importantes
- Prioritarias
- Urgentes
Si quieres lograr un buen nivel de productividad tienes que clasificar tus tareas y ubicar las que son importantes, prioritarias y urgentes, agruparlas por el rango que tienen y asignarles tiempo de cumplimiento.
Hay agendas en las que ya dispones de espacio para realizar esta clasificación y que te pueden ser de ayuda, como «La agenda de la productividad«.
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Clave 2: Simplifica
La segunda clave consiste en dividir en mini-tareas aquellas que son más extensas.
Para nadie es un secreto que cuando una tarea amenaza con consumir más tiempo y energía, produce pesadez y es probable que terminemos abandonándola, para retomarla cuando nos hacemos conscientes de que ya estamos en una fecha límite para su cumplimiento.
Puedes segmentarla y alternar entre tareas cortas y largas, o sencillamente dividir las largas en fases.
Clave 3: Optimiza el tiempo
Existen momentos en el día en los que malgastamos el tiempo de forma inconsciente. Algunos de esos momentos son:
- Mientras vas o vienes de la oficina o te trasladas hacia un lugar
- Cuando ves algún programa en la televisión
- Mientras estás a la espera de un amigo/amiga o cliente
La recomendación es que asignes las tareas más pequeñas, las que requieren de menos esfuerzo y concentración para hacerlas en esos momentos específicos, como revisar el correo, hacer alguna llamada o planificar el resto del día gracias a tu agenda o planificador.
Clave 4: Productividad no es hacer mil cosas a la vez
Para alcanzar un buen nivel de productividad, que te permita hacer rendir tu día a día y avanzar en las tareas y responsabilidades, debes centrarte en hacer una tarea a la vez.
Lo que sucede cuando intentas hacer mil cosas a la vez, es que terminas abandonándolas todas, porque te desgastas más.
Así que haz una lista y cúmplela, ve paso a paso, de esa forma terminarás cada tarea y podrás ver que tu esfuerzo ha dado resultados, eso te seguirá motivando.
Clave 5: Haz espacio para el descanso, buenos hábitos y los imprevistos
Para tener un buen nivel de productividad, debemos contar con la energía necesaria. Por eso necesitamos incluir en nuestra planificación momentos de relajación y descanso.
De igual forma, los hábitos son importantes. Si crees que puedes tener más productividad si reduces el tiempo para comer, o consumes comida rápida, entonces estás en un error. Cuida tus hábitos alimenticios.
Otro de los factores importantes, son los imprevistos que pueden asaltar tu día y desviarte inevitablemente de las responsabilidades pendientes. Si dejas espacio en tu agenda diaria para eventos inesperados, siempre podrás reorganizar todo y así cumplir los plazos.
Recomendación para mejorar y aumentar la productividad
Ahora que ya conoces las claves de la productividad, te tengo una última recomendación:
Si quieres organizarte mejor, ten a la mano siempre un cuaderno o agenda de anotaciones. De esa forma podrás llevar tus tareas ordenadamente.
La gestión de tu tiempo dependerá de los recursos con los que cuentes y tu compromiso. Así que adquiere una agenda apropiada para ti.
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