La planificación y organización son importantes para ser más productivos en nuestro día a día, para cumplir los objetivos propuestos, pero si no cuentas con un sistema de seguimiento podrías perder efectividad.
Por sistema de seguimiento hago referencia a una revisión periódica de tus tareas, que te permita saber en qué nivel te encuentras en el trayecto para completarlas.
En este artículo quiero que comprendas las 4 extraordinarias formas de hacer seguimiento a tus tareas, y así asegurarte de cumplirlas.
Conócelas a continuación:
1. Sistema de seguimiento para tareas diarias
Para este sistema, como para los otros que te presentaré, necesitarás contar con una agenda.
El sistema de seguimiento diario es para tareas de corto plazo y consiste en:
- Asignar una o más tareas para cada día.
- Usar colores para resaltar el nivel de importancia, prioridad o urgencia.
- Apuntar las horas en el día que invertirás en cada tarea.
- Organizarlas según el nivel de energía que te exigen (las que más energía consumen puedes organizarla para las primeras horas de la mañana).
Al finalizar el día podrás hacer un seguimiento de las tareas finalizadas, o las pausadas y organizar tu agenda para el día siguiente, teniendo en cuenta las tareas que quedaron por completar.
2. Sistema de seguimiento para tareas semanales
Este tipo de seguimiento es ideal para las tareas de mediano plazo, esas que necesitas completar no durante el día pero sí antes de la culminación de la semana.
Ten en cuenta los siguientes aspectos para este sistema:
- Comienza organizando tus tareas el día lunes.
- Asígnales fecha de cumplimiento en un plazo no mayor a 7 días cada una.
- Ten en cuenta el orden de entrega de cada tarea.
- Para facilitar su cumplimiento, si son extensas, divídelas en fases durante la semana.
Al tener tu agenda ya organizada por semana, ve progresando en el orden asignado a cada tarea, y al finalizar el plazo tacha en tu agenda las tareas completadas. Para este tipo de organización te serán realmente útiles las agendas semanales.
3. Sistema de seguimiento para tareas mensuales
Con el sistema de seguimiento mensual puedes hacer seguimiento a tareas también de mediano plazo¸ con una extensión más larga y compromiso de entrega o cumplimiento más extenso.
Este tipo de seguimiento puedes aplicarlo a tareas como:
- Revisión de finanzas.
- Remodelación de espacios.
- Adquisición de artículos personales, de belleza, herramientas, entre otros.
- Reunión con clientes.
- Visitar familiares o amistades.
También puedes incluir las revisiones de proyectos, como análisis de métricas, metas cumplidas, presupuestos, entre otros.
Debes tener anotada en tu agenda cada actividad, mejor si esta es una agenda mensual o dispone de hojas con esta vista, y revisar constantemente tus anotaciones para monitorear el cumplimiento. Cada 15 días puedes reorganizar las actividades del mes. Échale un vistazo a las mejores agendas del 2019, todas ellas incluyen vista mensual.
4. Sistema de seguimiento para metas y objetivos anuales
Este es, definitivamente, un sistema para tareas y actividades a largo plazo.
Es ideal para:
- Metas personales.
- Revisión de inversiones a largo plazo.
- Metas académicas.
- Objetivos laborales o de emprendimiento, como ascenso o posicionamiento de un negocio.
El seguimiento anual te permite hacer un balance de las metas cumplidas en el año, y las que necesitas incluir en la planificación del nuevo año.
Para estas metas puedes hacer un seguimiento trimestral, de esa manera puedes saber si sigues en la dirección adecuada.
Lograr tus objetivos
Como he dicho al inicio, un sistema de seguimiento es importante. Te ayudará a saber en qué etapa te encuentras en relación a tus tareas, y si necesitas reorganizar o rotarlas.
Además, podrás medir tu nivel de efectividad y optimizar tu tiempo y energía de mejor manera.
Ten en cuenta cada uno de los sistemas que te he presentado, y recuerda que una agenda o cuaderno de anotaciones será tu mejor aliado para un seguimiento correcto.
Mejores agendas 2019
