Trabajar durante largas horas no es sinónimo de trabajar mucho y bien, tienes que optimizar el tiempo al máximo para que tu jornada laboral sea realmente provechosa y satisfactoria. Por eso te traigo 10 consejos de productividad, un post complementario al de «Claves para ser altamente productivos».
La mayoría de las personas termina realizando horas extras en casa o en la oficina para poder llegar a todo lo que debían, eliminando así horas de descanso de su día. Además de que vivimos constantemente pegamos al teléfono móvil esperando llamadas o emails.
Trabajar este tiempo extra no es beneficioso ni para ti, ni para tu rendimiento laboral, dando lugar a una bajada de la productividad que nos alejará de alcanzar nuestros objetivos.
Tips para ser más productivos
1. Madruga en las mañanas
Empezarás el día antes que el resto evitando perder el tiempo en charlas, atascos o colas para el café. Además es recomendable hacer ejercicio recién levantado, activará tu cuerpo y dará energía para el resto del día. No olvides tomar un gran desayuno, el la comida más importante del día.
2. Planifica tu jornada laboral o académica
Ya sea tu jornada en casa o en un oficina, planifícate. Dedica 20 minutos de tu día para priorizar tareas, definir una buena agenda te permitirá ser más productivo. Al principio puede costar, pero día tras día serás capaz de tener una visión global sobre tus tareas, ver en qué pierdes más el tiempo y qué te hace perder la concentración y no ser productivo.
3. Realiza las tareas difíciles
Cuando una tarea se nos queda grande o nos da pereza la dejamos para más tarde, pudiendo alargar su comienzo semanas. Lo cierto es, que cuanto más atrasemos estas tareas, más pereza, incluso ansiedad nos producirá su realización. Comienza con ellas lo antes posible, y divídelas en partes para que no se hagan tan pesadas.
Comienza tu jornada realizando pequeñas tareas, como revisar el correo o alguna llamada, activando así tu cerebro, pero tras esto, concentra toda tu energía en las tareas difíciles y no permitas que nada te haga perder la concentración.
Te recomiendo usar la técnica Pomodoro para mantener la concentración.
4. Realiza una sola tarea a la vez
Multiplicar tareas no te hará más productivo, acabarás trabajando más lento y dejando tareas a medias. Céntrate en una sola tarea a la vez, cuando la hayas realizado lánzate a por otra, ir cumpliendo tareas te mantendrá activo y positivo al ver que vas eliminando objetivos de tu agenda.
Estar concentrado en uno solo tema te mantendrá alerta ante cualquier dificultad o imprevisto.
5. Descansa
El tiempo que dediques a descansar es tan importante como el que inviertes en trabajar. Necesitas dejar espacios en blancos en tu agenda para estos pequeños breaks, si realizas la técnica de Pomodoro que antes te nombré, dispones de descansos de 5 minutos cada 25 min. de trabajo, tras cumplir 4 jornadas de trabajo de 25 minutos, dispones de 15 minutos para descansar, tiempo que te permitirá dar un paseo, comer algo y refrescar la mente para volver al trabajo o estudio más productivo.
Esta técnica yo la usaba tanto siendo estudiante como trabajando. Puedes ayudarte de apps para móvil o en tu smartwatch.
6. Aprende a decir no
Decir «no» no es una tarea fácil para todo el mundo, muchas veces atendemos cosas sin importancia por hacer un favor a alguien o contestar un mensaje lo más rápido posible, pero esta no es tu prioridad ni te acerca a tu objetivo. Reserva esas tareas para tus tiempos de descanso o entre tarea y tarea, nunca mientras realices una, te quitarán tiempo.
7. Mantén tu lugar de trabajo ordenado
Espacio de trabajo o estudio ordenado = mente ordenada. Es imposible que te concentres si todo lo que rodea es un caos o sino puedes encontrar todo lo que necesites en un vistazo. Esto mismo se aplica a tus documentos o a tu computadora. Mantén el escritorio de tu pc libre de lo que no necesitas, evitarás desconcentrarte y encontrar todo con facilidad.
8. Disponibilidad
La tecnología ha sido un gran avance, no cabe duda, pero en cuestión de productividad y organización pueden ser tu peor enemigo sino sabes gestionarla. Cuando estés centrado en una tarea no cojas llamadas ni contestes mensajes, desconecta del mundo online. Nadie necesita tu disponibilidad de manera inmediata y puede esperar unos minutos u horas.
9. Divide las tareas más pesadas
Como ya dije anteriormente, las tareas más difícil pueden generar hasta ansiedad y alargar su comienzo. Divídelas y vencerás. Proponte pequeños objetivos semanales o mensuales para su realización, con el tiempo estás tareas no te serán tan difíciles.
10. Delega responsabilidades
Hay personas a las que nos cuesta delegar responsabilidades, es mi caso, pero a veces, es necesario. No podemos estar a cargo de todo, ni pretender revisar lo que otros realizan para nosotros (ya sea una empresa o un trabajo escolar), delega responsabilidad y confía en la gente que trabaja para ti, aumentará la productividad y tú podrás centrarte en otras tareas más importantes.
Eso sí, asegúrate de llevar un control de todo en tu agenda para que nada quede atrasado. Si eres empresario te recomiendo que eches un vistazo a las agendas empresariales y si eres estudiante, a estas otras agendas escolares.
Si necesitas organizarte solo algunos días, las agendas sin fechas son la mejor opción para ti.
En un post anterior te conté qué agenda utilizo yo para organizarme día a día, después de un tiempo sigo pensando que es la mejor opción para aquellas personas que tienen muchos objetivos (tanto a largo como corto plazo) y que realizan diversas tareas al cabo del día, desde el registro de su actividad física a la realización de tareas, la agenda de la productividad.
